توثيق عقود العمل في قوى لم يعد خطوة اختيارية تؤجلها المنشأة إلى وقت فراغ. فقد أعلنت وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية أن منصة قوى هي المنصة المعتمدة لتوثيق واعتماد عقود العمل للسعوديين وغير السعوديين، وأن العقد يصبح موثقاً عندما يوافق عليه الطرفان. في هذا الدليل نشرح لصاحب المنشأة ما يلزم قبل البدء، وخطوات التوثيق من جهة المنشأة والموظف، والأسباب التي تجعل العقد يتعثر في منتصف الطريق.
هل يجب توثيق عقد العمل في قوى؟
نعم. جاء ذلك تطبيقاً لقرار مجلس الوزراء الذي أسند إلى الوزارة إدارة العلاقة التعاقدية بين المنشأة والعامل، من تسجيل العقد وتوثيقه حتى انتهاء العلاقة. وبمجرد توثيق العقد في قوى تُزامَن بياناته آلياً مع المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية.
وقد طبّقت الوزارة الإلزام على مراحل خلال عام 2023 بنسب توثيق محددة من إجمالي موظفي كل منشأة، ونبّهت إلى أن المنشآت التي لا تلتزم بالنسب المطلوبة قد تتعرض للعقوبات المنصوص عليها في الأنظمة. والهدف المعلن هو حماية طرفي العلاقة، ورفع الالتزام بسداد الأجور، وتقليل الخلافات العمالية.
ماذا تحتاج قبل أن تبدأ؟
أغلب التعثر يحدث لأن العقد أُرسل قبل تجهيز أساسياته. تأكد من التالي أولاً:
- حساب منشأة فعّال في قوى ومستخدم يملك صلاحية إدارة العقود، سواء كان المالك أو مفوضاً عنه.
- حساب للموظف في قوى أفراد، لأن الموافقة على العقد تتم من حسابه هو وليس من حساب المنشأة.
- بيانات الموظف الصحيحة: رقم الهوية أو الإقامة وتاريخ الميلاد كما هي في السجلات الرسمية.
- بنود العقد متفق عليها مسبقاً: الأجر الأساسي والبدلات، والمسمى الوظيفي، ومدة العقد، وساعات العمل، والإجازات.
- اتساق البيانات مع التأمينات: لأن البيانات تتزامن بين المنصتين، فالأفضل أن يطابق الأجر والمهنة ما هو مسجل فعلاً.
- مدة التجربة إن وجدت: يمكن النص عليها في العقد مع الالتزام بالحد الأعلى المنصوص عليه في نظام العمل.
خطوات توثيق العقد من حساب المنشأة
قد تتغير تسميات الشاشات مع تحديثات المنصة، لكن رحلة التوثيق كما وصفتها قوى تبدأ بإنشاء طلب التعاقد من صاحب العمل وتنتهي بقرار الموظف:
- سجّل الدخول إلى قوى أعمال عبر النفاذ الوطني الموحد، واختر المنشأة.
- افتح خدمة إدارة العقود وتوثيقها، ثم اختر إنشاء عقد جديد.
- اختر الموظف أو أدخل بياناته، ثم املأ بيانات العقد: المسمى، والمدة، وساعات العمل، والأجر والبدلات، وأي بنود إضافية.
- راجع العقد كاملاً قبل الإرسال، فهو ما سيقرؤه الموظف ويوافق عليه.
- أرسل العقد إلى الموظف، وتابع حالته من قائمة العقود.
ما الذي يفعله الموظف؟
يسجّل الموظف الدخول إلى حسابه في قوى أفراد، ويفتح العقد الوارد ويقرأ بنوده، ثم يختار بين الموافقة أو الرفض أو طلب التعديل. عند موافقة الطرفين يُعد العقد موثقاً ومعتمداً من الوزارة. لذلك أخبر الموظف مسبقاً بأن العقد في الطريق إليه، ووضّح له البنود حتى لا يرفضه لسوء فهم.
كم مدة انتظار رد الموظف؟
عند إطلاق الخدمة أوضحت قوى أن طلب التعاقد يُلغى تلقائياً إذا لم يرد الموظف خلال 10 أيام من تاريخ إنشاء العقد. تحقق من المهلة المعروضة في المنصة عند الإرسال، وتابع الموظف قبل انتهائها حتى لا تضطر إلى إنشاء العقد من جديد.
أسباب شائعة لتعثر توثيق العقد
- الموظف لا يملك حساباً في قوى أفراد أو لا يعرف أين يجد العقد داخل حسابه.
- انتهاء مهلة الرد دون تصرف من الموظف، فيُلغى الطلب.
- رفض الموظف أو طلبه تعديلاً بسبب اختلاف بين ما اتُّفق عليه شفهياً وما كُتب في العقد.
- بيانات لا تتسق مع التأمينات الاجتماعية كالأجر أو المهنة، فتحتاج المنشأة إلى تصحيحها.
- صلاحيات المستخدم في حساب المنشأة لا تشمل إدارة العقود، فلا تظهر الخدمة.
هل يمكن توثيق العقود القديمة والورقية؟
نعم. أوضحت قوى أن الخدمة تتيح توثيق العقود الورقية الجديدة والقديمة السارية، وكذلك عقود الموظفين في فترة التجربة. فإذا كانت لديك عقود موقعة ورقياً منذ سنوات، فالمطلوب نقلها إلى قوى بنفس البنود الحالية الفعلية، وليس ببنود العقد الأول إن كانت قد تغيرت.
كيف يساعدك معقب في توثيق العقود؟
للمنشآت الصغيرة والمتوسطة التي لا يوجد لديها موظف موارد بشرية متفرغ، نراجع بيانات الموظفين وبنود العقود قبل الإرسال، ونتحقق من اتساقها، ونرافق مستخدم المنشأة داخل قوى خطوة بخطوة، ونجهز للموظف شرحاً مختصراً لطريقة الموافقة. كل ذلك ضمن صلاحيات حساب المنشأة، ويبقى الدخول عبر النفاذ الوطني والموافقة على العقد لأصحابها. تعرّف على مساعدة إجراءات المنشآت، واقرأ أيضاً كيف تختار معقباً أميناً لمعاملات منشأتك.
ولأن سلامة وضع المنشأة تبدأ من سجلها التجاري، راجع كذلك دليل تأكيد بيانات السجل التجاري السنوي.
ولمعرفة المنصة المختصة بكل معاملة أخرى لمنشأتك، راجع دليل بوابات الخدمات الإلكترونية الحكومية.
أسئلة شائعة
هل توثيق العقود في قوى يشمل العمالة الوافدة؟
نعم. أعلنت وزارة الموارد البشرية أن اعتماد وتوثيق عقود العمل للسعوديين وغير السعوديين يكون عبر منصة قوى.
متى يصبح العقد موثقاً؟
عندما ينشئه صاحب العمل في قوى ويوافق عليه الموظف من حسابه في قوى أفراد. عند موافقة الطرفين يُعد العقد موثقاً ومعتمداً من الوزارة.
ماذا لو رفض الموظف العقد أو طلب تعديله؟
اقرأ سبب الرفض أو التعديل المطلوب، واتفق مع الموظف على البنود، ثم عدّل العقد وأعد إرساله. الرفض غالباً يعني أن ما كُتب لا يطابق ما اتُّفق عليه.
هل ترتبط بيانات العقد بالتأمينات الاجتماعية؟
نعم. بحسب الوزارة، تُزامَن بيانات العقد آلياً مع المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية بمجرد توثيقه في قوى.
